Arbeitszeiterfassung: Was 2026 Pflicht ist
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland bereits heute: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 muss jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten aufzeichnen. Neu geregelt wird 2026 vor allem die Form, denn der angekündigte Gesetzentwurf soll die elektronische Erfassung verbindlich machen und Verstöße mit Bußgeldern bis zu 30.000 € belegen.
- Gilt die Pflicht schon?
- Ja, seit dem 13.09.2022.
- Genügen Zettel und Excel?
- Nein. Sie lassen sich unbemerkt ändern.
- Was droht bei Verstößen?
- Bußgeld bis 30.000 € nach dem Gesetzentwurf.
Vier Zahlen, die Sie kennen sollten.
Die Erfassungspflicht besteht seit 2022. Was sich ändert, ist die Form und die Konsequenz bei Verstößen.
Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21
Höchstmaß je Verstoß nach dem Entwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz
Mindestfrist für die Nachweise, jederzeit für Behörden prüfbar
Die wöchentliche Höchstarbeitszeit soll auch künftig bestehen bleiben
Stand: September 2026. Dieser Text gibt den Rechtsrahmen allgemein wieder und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall berät die Kooperationskanzlei Dr. Geisler, Dr. Franke Rechtsanwälte Partnerschaft mbB.
Gilt die Arbeitszeiterfassung 2026 schon als Pflicht?
Ja. Sie gilt seit 2022. Die folgenden vier Stationen erklären, warum die Frage trotzdem so oft gestellt wird: Das Gesetz, das die Form vorschreibt, fehlt bis heute.
- 2019 14. Mai 2019
Der Europäische Gerichtshof verlangt ein Erfassungssystem
Der EuGH entscheidet, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Diese drei Worte sind bis heute der Maßstab für jedes System.
EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Rechtssache C-55/18
- 2022 13. September 2022
Das Bundesarbeitsgericht macht die Pflicht in Deutschland verbindlich
Arbeitgeber sind branchenunabhängig verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Eine Form schreibt diese Generalvorschrift nicht vor.
BAG, Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21
- 2023 Referentenentwurf 2023
Der Entwurf zum Arbeitszeitgesetz nennt die Form: elektronisch
Vorgesehen sind die grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung über App, Software oder Terminal, die Erfassung in der Regel am Tag der Leistungserbringung, unveränderbare Daten mit dokumentierten Korrekturen sowie Bußgelder bei Verstößen.
Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes
- 2026 Für Juni 2026 angekündigt Angekündigt
Gesetzentwurf zur Modernisierung des Arbeitszeitrechts
Die Bundesregierung hat einen Entwurf angekündigt, der den starren Acht-Stunden-Arbeitstag durch eine wöchentliche Höchstarbeitszeit flexibilisieren und die elektronische Zeiterfassung gesetzlich verpflichtend machen soll. Die 48-Stunden-Woche im Schnitt und die Ruhezeit von elf Stunden sollen bleiben.
Gemeinsame Einschätzung von SecData und Dr. Geisler, Dr. Franke Rechtsanwälte Partnerschaft mbB, Stand Mai 2026
Solange das neue Arbeitszeitgesetz nicht in Kraft ist, gilt die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ohne Formvorgabe. Wer heute auf ein System umstellt, das die Anforderungen des Entwurfs bereits erfüllt, muss später nicht unter Zeitdruck handeln.
Was muss ein Zeiterfassungssystem können?
Vier Anforderungen aus der Rechtsprechung des EuGH und dem Gesetzentwurf. An ihnen lässt sich jedes System messen.
Objektiv, verlässlich, zugänglich
Die drei Anforderungen des EuGH. Das System muss die tatsächliche Arbeitszeit messen, nicht die geplante, und für die Beschäftigten einsehbar sein.
Am Tag der Leistung
Der Gesetzentwurf sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer in der Regel am Tag der Leistungserbringung aufgezeichnet werden. Die Sammelerfassung am Monatsende genügt dann nicht mehr.
Keine unbemerkten Änderungen
Daten dürfen nicht unbemerkt verändert werden können. Korrekturen müssen dokumentiert bleiben, damit später nachvollziehbar ist, wer wann was geändert hat.
Prüfbar aufbewahrt
Die Nachweise müssen so aufbewahrt werden, dass behördliche Kontrollen jederzeit möglich sind. Als Maßstab gelten zwei Jahre. Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht in ihre eigenen Aufzeichnungen.
Erfüllt Ihr System die Anforderungen?
Gehen Sie die sechs Punkte für Ihren Betrieb durch. Wo in der mittleren Spalte etwas auf Sie zutrifft, entsteht das Risiko.
| Anforderung | Zettel und Excel | Smart O'Clock |
|---|---|---|
| Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstages festgehalten | Möglich, aber nur so genau, wie jemand daran denkt | Bei jeder Buchung automatisch, mit Datum und Uhrzeit |
| Erfassung am Tag der Leistungserbringung | Wird oft erst am Monatsende nachgetragen | Im Moment des Kommens und Gehens |
| Änderungen bleiben nachvollziehbar | Nein, Zettel und Zellen lassen sich unbemerkt überschreiben | Korrekturanfrage mit Grund, Freigabe durch die Verwaltung, alte Werte bleiben erhalten |
| Pausen exakt dokumentiert | Meist geschätzt oder pauschal abgezogen | Pausenautomatik nach 6 und nach 9 Stunden, unzulässige Pausen werden entfernt |
| Beschäftigte sehen ihre eigenen Zeiten | Nur auf Nachfrage | Eigene Zeiten unter „Mein Bereich“ → „Meine Zeiten“ für jede Person |
| Für eine Prüfung sofort vorzeigbar | Ordner suchen, Tabellen zusammenstellen | Export als PDF oder Excel, nach Zeitraum und Person gefiltert |
Smart O'Clock wurde von der SecData GmbH gemeinsam mit Dr. Geisler, Dr. Franke Rechtsanwälte Partnerschaft mbB entwickelt, einer auch im Arbeitsrecht spezialisierten Kanzlei.
Handschriftliche Zettel fallen bei der Prüfung durch.
Ein Stundenzettel lässt sich nachträglich ändern, ohne dass es jemand merkt. Damit fehlt genau das, was verlangt wird: eine Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer am Tag der Leistung, je Beschäftigtem, mit dokumentierten Korrekturen.
So entsteht der Eintrag digitalFür wen gilt die Pflicht und wer ist ausgenommen?
Faustregel aus dem Praxisleitfaden: Gehen Sie im Zweifel davon aus, dass die Erfassungspflicht gilt. Die Ausnahmen sind eng gefasst.
| Gruppe | Erfassungspflicht | Was dabei zu beachten ist |
|---|---|---|
| Vollzeitkräfte | Ja | Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstages, einschließlich Überstunden. |
| Teilzeitkräfte | Ja | Dieselbe Pflicht wie bei Vollzeit, auch bei wenigen Wochenstunden. |
| Minijob, geringfügig Beschäftigte | Ja | Ausdrücklich erfassungspflichtig. Eine Ausnahme für kleine Stundenzahlen gibt es nicht. |
| Aushilfen und Springer | Ja | Häufig ohne festen Plan. Dafür eignet sich die manuelle Erfassung. |
| Beschäftigte unter 18 Jahren | Ja | Zusätzlich gelten die strengeren Vorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes. |
| Leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG | In der Regel nein | Ausnahme nach § 18 ArbZG. Sie ist eng gefasst und im Einzelfall zu prüfen. |
| Geschäftsführer | In der Regel nein | Ebenfalls von der Ausnahme erfasst. Im Zweifel gilt: lieber erfassen. |
Die Ausnahmen nach § 18 ArbZG
Nach § 18 ArbZG gilt die Pflicht unter anderem nicht für leitende Angestellte, Chefärzte, bestimmte Beschäftigte im öffentlichen Dienst mit Entscheidungsbefugnis sowie den liturgischen Bereich der Kirchen. Die Einordnung sollten Sie schriftlich dokumentieren.
Beschäftigte unter 18 Jahren
Für Personen unter 18 Jahren besteht ebenfalls eine Dokumentationspflicht. Zusätzlich sind die strengeren Vorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) zu beachten, etwa zu Arbeitszeiten und Ruhepausen.
Was droht, wenn nicht erfasst wird?
Das Bußgeld ist nur ein Teil. Ohne saubere Aufzeichnung fehlt Ihnen im Streitfall auch die Beweisgrundlage.
-
Bußgeld bis 30.000 € Nach dem damaligen Gesetzentwurf können Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten mit Bußgeldern in dieser Höhe geahndet werden.
-
Maßnahmen der Aufsichtsbehörden Möglich sind Anordnungen zur Einhaltung, eine Betriebsuntersagung oder Beschäftigungsverbote.
-
Keine Beweisgrundlage In arbeitsrechtlichen Streitigkeiten fehlt ohne präzise Aufzeichnung die Grundlage, um Lohnforderungen für nicht angewiesene Mehrarbeit zu entkräften.
Aufbewahrung und Einsichtsrecht
Arbeitszeitnachweise müssen so aufbewahrt werden, dass behördliche Kontrollen jederzeit möglich sind. Als Maßstab gelten zwei Jahre. Beschäftigte haben grundsätzlich einen Anspruch auf Einsicht in ihre eigenen Aufzeichnungen.
Es geht mithin nicht mehr um die Frage, ob eine digitale Arbeitszeiterfassung kommen wird, sondern nur wann Ihr Betrieb geprüft wird. Es besteht folglich Handlungsbedarf.
Die Frage kommt nicht, ob Sie erfassen. Sondern womit.
Verlangt wird der Nachweis über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, je Beschäftigtem und so aufbewahrt, dass eine behördliche Kontrolle jederzeit möglich ist. Smart O'Clock ist dafür gemeinsam mit unserer Kooperationskanzlei entwickelt worden, die auch im Arbeitsrecht spezialisiert ist.
Was gilt für Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice und Minijob?
Drei Konstellationen, nach denen im Analyse-Termin am häufigsten gefragt wird.
Bleibt Vertrauensarbeitszeit erlaubt?
Ja. Vertrauensarbeitszeit bleibt nach aktuellem Stand zulässig, sie entbindet aber nicht von der Erfassung. Beginn, Ende und Dauer müssen dokumentiert werden. Die Durchführung darf an die Beschäftigten delegiert werden.
Flexible und manuelle ErfassungGilt die Pflicht auch im Homeoffice?
Das Gesetz unterscheidet nicht nach Arbeitsort. Auch Arbeit im Homeoffice und unterwegs zählt zur täglichen Arbeitszeit und wird erfasst. Ein Web-Login genügt, stationäre Hardware ist dafür nicht nötig.
Die sechs häufigsten Wege zu stempelnUnd bei Minijobs und Aushilfen?
Geringfügig Beschäftigte sind erfassungspflichtig, genau wie Voll- und Teilzeitkräfte. Wer nur wenige Stunden im Monat arbeitet, braucht trotzdem einen Nachweis über Beginn, Ende und Dauer.
Manuelle Erfassung und SchichtpläneWelche Pausen und Ruhezeiten schreibt das Gesetz vor?
Die Ruhepausen stehen in § 4 ArbZG, die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen in § 5 ArbZG. Wer sie im System hinterlegt, verstößt nicht aus Versehen dagegen.
| Arbeitszeit am Tag | Vorgabe | So bildet Smart O'Clock das ab |
|---|---|---|
| bis 6 Stunden | Keine Ruhepause vorgeschrieben | Der Arbeitstag läuft ohne automatische Unterbrechung. |
| mehr als 6 bis 9 Stunden | Mindestens 30 Minuten | Smart O'Clock startet nach 6 Stunden automatisch eine Pause von 30 Minuten, wenn bis dahin keine gebucht wurde. |
| mehr als 9 Stunden | Mindestens 45 Minuten insgesamt | Nach 9 Stunden kommen automatisch weitere 15 Minuten dazu. |
| zwischen zwei Arbeitstagen | Mindestens 11 Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG) | Die Schichtplanung berücksichtigt die gesetzlichen Ruhezeiten automatisch. |
Ruhepausen dürfen in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Kürzere Unterbrechungen wertet Smart O'Clock deshalb nicht als Pause.
So erfüllt Smart O'Clock die Vorgaben.
Von der Buchung bis zum Nachweis: vier Bausteine, die die Anforderungen aus Rechtsprechung und Entwurf abdecken.
Pausenautomatik nach Arbeitszeitgesetz
Nach 6 Stunden startet die Pause von 30 Minuten automatisch, nach 9 Stunden folgen 15 weitere. Unzulässige Pausen am Anfang oder Ende der Arbeitszeit werden gelöscht.
Pausenautomatik ansehenErfassung im Moment der Arbeit
Kommen, Pause und Gehen mit einem Klick im Browser, am Terminal oder per QR-Code. Jede Buchung trägt Tag und Uhrzeit, Korrekturen bleiben dokumentiert.
Digitale ZeiterfassungNachweise, die einer Prüfung standhalten
Soll- und Ist-Stunden, Über- und Minusstunden je Person, Export als PDF oder Excel für die Lohnbuchhaltung und für behördliche Kontrollen.
Auswertungen und ExportEingeführt in vier Schritten
Analyse-Termin, Einrichtung, Pilotphase, Go-live. Dazu der Praxisleitfaden mit 15 Schritten von der Rechtslage bis zum laufenden Betrieb.
Zeiterfassung einführenFragen zur Pflicht 2026.
Stand: September 2026. Dieser Text gibt den Rechtsrahmen allgemein wieder und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Alle weiteren Fragen zu Software, Preisen und Datenschutz beantwortet die große Fragenübersicht.
Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung?
Die Pflicht zur Erfassung selbst gilt bereits seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21). Sie folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und gilt branchenunabhängig. Offen ist nur die Form: Der Entwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz und der für Juni 2026 angekündigte Gesetzentwurf sehen die elektronische Erfassung als Standard vor.
Reicht eine Excel-Tabelle für die Arbeitszeiterfassung?
Nach dem Maßstab des EuGH muss das System objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Handschriftliche Zettel und Excel-Tabellen lassen sich unbemerkt ändern und gelten deshalb nicht als geeignetes System. Der Gesetzentwurf verlangt zusätzlich, dass Korrekturen dokumentiert bleiben.
Wie hoch ist das Bußgeld bei fehlender Zeiterfassung?
Nach dem Entwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz können Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden. Dazu kommen mögliche Maßnahmen der Aufsichtsbehörden, etwa Anordnungen zur Einhaltung, eine Betriebsuntersagung oder Beschäftigungsverbote.
Muss die Arbeitszeit am selben Tag erfasst werden?
Der Gesetzentwurf sieht vor, dass die Aufzeichnung in der Regel am Tag der Leistungserbringung erfolgt. Eine Sammelerfassung am Monatsende erfüllt diese Vorgabe nicht. In Smart O'Clock entsteht der Eintrag automatisch beim Kommen und Gehen.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
In der Praxis gilt eine Mindestaufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Die Nachweise müssen so abgelegt sein, dass behördliche Kontrollen jederzeit möglich sind. Beschäftigte haben zudem grundsätzlich einen Anspruch auf Einsicht in ihre eigenen Aufzeichnungen.
Wer ist von der Pflicht ausgenommen?
Nach § 18 ArbZG gilt die Pflicht unter anderem nicht für leitende Angestellte, Chefärzte, bestimmte Beschäftigte im öffentlichen Dienst mit Entscheidungsbefugnis sowie den liturgischen Bereich der Kirchen. Die Ausnahme ist eng gefasst. Alle übrigen Beschäftigten einschließlich Minijobs sind erfassungspflichtig.
Klären wir in 45 Minuten, was Ihr Betrieb konkret braucht.
Kostenfrei, per Zoom oder Teams. Wir schauen auf Ihre Mitarbeiterstruktur, Ihre Arbeitszeitmodelle und zeigen Smart O'Clock live.
