Alles, was Betriebe zur Zeiterfassung fragen
Auf dieser Seite finden Sie 24 Antworten zur digitalen Arbeitszeiterfassung, von der Rechtslage über Pausen und Hardware bis zu Preisen und Datenschutz. Die rechtlichen Antworten sind gemeinsam mit unserem Kooperationspartner Dr. Geisler, Dr. Franke Rechtsanwälte Partnerschaft mbB entstanden und geben den Stand September 2026 wieder. Sie ersetzen keine individuelle Rechtsberatung.
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Rechtslage
Was heute gilt, was der Gesetzentwurf ändern soll und was bei Verstößen droht.
3 Fragen
Ist die Arbeitszeiterfassung schon heute Pflicht?
Ja, unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21): Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder beschäftigten Person, hergeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Diese Vorschrift gibt allerdings keine bestimmte Form vor.
Was ändert der für 2026 angekündigte Gesetzentwurf?
Die Bundesregierung hat für Juni 2026 einen Entwurf zur Modernisierung des Arbeitszeitrechts angekündigt. Erwartet wird, dass die elektronische Zeiterfassung zum gesetzlichen Standard wird und der starre Acht-Stunden-Tag durch eine wöchentliche Höchstarbeitszeit flexibilisiert wird. Die 48-Stunden-Woche im Schnitt und die Ruhezeit von elf Stunden sollen bestehen bleiben.
Welche Bußgelder drohen bei Verstößen?
Nach dem Entwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz können Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden. Dazu kommen mögliche Maßnahmen der Aufsichtsbehörden wie Anordnungen zur Einhaltung, eine Betriebsuntersagung oder Beschäftigungsverbote. Ohne saubere Aufzeichnung fehlt außerdem die Beweisgrundlage gegen Lohnforderungen für nicht angewiesene Mehrarbeit.
Für wen gilt es
Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Jugendliche, leitende Angestellte und Vertrauensarbeitszeit.
4 Fragen
Gilt die Pflicht auch für Minijobber und Teilzeitkräfte?
Ja. Für geringfügig Beschäftigte gilt dieselbe Aufzeichnungspflicht wie für Teilzeit- und Vollzeitkräfte, auch bei wenigen Stunden im Monat. Eine Ausnahme für kleine Stundenzahlen sieht das Gesetz nicht vor. Bleibt im Einzelfall etwas offen, berät die Kooperationskanzlei.
Sind leitende Angestellte und Geschäftsführer ausgenommen?
In der Regel ja. Nach § 18 ArbZG gilt die Pflicht unter anderem nicht für leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG, Chefärzte, bestimmte Beschäftigte im öffentlichen Dienst mit Entscheidungsbefugnis sowie den liturgischen Bereich der Kirchen. Die Ausnahme ist eng gefasst und sollte im Einzelfall geprüft und schriftlich dokumentiert werden.
Was gilt für Beschäftigte unter 18 Jahren?
Für Personen unter 18 Jahren besteht ebenfalls eine Dokumentationspflicht. Zusätzlich sind die strengeren Vorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) zu beachten. In Smart O'Clock lassen sich Arbeitszeitmodelle und Grenzen je Person hinterlegen.
Bleibt Vertrauensarbeitszeit möglich?
Ja. Sie bleibt nach aktuellem Stand zulässig, ersetzt die Erfassung aber nicht: Beginn, Ende und Dauer sind weiter zu dokumentieren. Die Durchführung dürfen Sie an die Beschäftigten delegieren. In Smart O'Clock bilden Sie das über die flexible oder die manuelle Erfassung ab.
Software und Bedienung
Wie das System im Alltag bedient wird, von der Buchung bis zur Korrektur.
4 Fragen
Reichen Stundenzettel oder eine Excel-Tabelle?
Maßstab ist die Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs: objektiv, verlässlich und zugänglich. Papierlisten und Tabellenblätter erfüllen das nicht, weil sich Einträge spurlos überschreiben lassen. Der Gesetzentwurf verlangt zusätzlich, dass Korrekturen dokumentiert bleiben. Genau das leistet Smart O'Clock bei jeder Buchung und jeder Änderung.
Wie buchen Beschäftigte ihre Arbeitszeit?
Über die Stempel-Leiste oben in der Software: „Kommen“ startet die Arbeitszeit, „Gehen“ beendet sie, „Pause starten“ unterbricht sie. Wer nach Schichtplan arbeitet, wird automatisch erfasst. Ist für einen Tag keine Schicht geplant, muss die Zeiterfassung nach dem Beenden bestätigt werden.
Wie funktioniert eine Korrektur, wenn jemand das Ausstempeln vergisst?
Die Person öffnet unter „Mein Bereich“ ihre eigenen Zeiten („Meine Zeiten“) und wählt neben dem Eintrag „Korrektur anfragen“. Die Verwaltung sieht die Anfrage auf der Startseite unter „Offene Vorgänge“ und gibt sie frei. Erfasste Zeiten werden dabei nicht überschrieben, sodass Korrekturen auch nach der Bestätigung nachvollziehbar bleiben.
Lassen sich mehrere Standorte oder Firmen verwalten?
Ja. Über „Unternehmen wechseln“ verwalten Sie mehrere Standorte und Gesellschaften zentral mit einem Admin-Zugang. Standorte und Betriebsstätten werden im System hinterlegt, Auswertungen lassen sich nach Abteilung filtern. Auf Wunsch tragen Sie eigenes Logo und eigene Farben ein.
Pausen und Arbeitszeit
Gesetzliche Pausen, Ruhezeiten und wie das System sie automatisch einhält.
3 Fragen
Wie werden Pausen berücksichtigt?
Das Arbeitszeitgesetz verlangt bei mehr als 6 Stunden mindestens 30 Minuten und bei mehr als 9 Stunden insgesamt 45 Minuten Pause. Smart O'Clock startet diese Pausen automatisch, wenn sie nicht manuell gebucht wurden. Über den Knopf „Pause starten“ lässt sich jede Unterbrechung auch selbst erfassen.
Was passiert mit unzulässigen Pausen?
Pausen am Anfang oder am Ende der Arbeitszeit sind keine Ruhepausen im Sinne des Gesetzes. Smart O'Clock löscht solche Einträge automatisch. Pausen unter 15 Minuten werden nicht als Pause gewertet, weil das Gesetz eine Aufteilung nur in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten zulässt.
Wie werden Schichtpläne und Ruhezeiten abgebildet?
Sie legen Schichtpläne mit eigenen Kategorien an, zum Beispiel Empfang, Kursraum oder Reinigung, jede mit eigener Farbe. Wiederholungen lassen sich täglich, wöchentlich oder zweiwöchentlich einstellen. Die Planung berücksichtigt die gesetzliche Ruhezeit von mindestens elf Stunden.
Hardware und Erfassungswege
Browser, Smartphone, Terminal, QR-Code und Schutz vor Missbrauch.
3 Fragen
Brauchen wir ein Terminal?
Nein. Für Browser und Smartphone brauchen Sie kein zusätzliches Gerät. Ein Terminal lohnt sich dort, wo nicht jede Person am Rechner arbeitet, etwa in Werkstatt, Produktion oder Gastronomie. Gegen Buchungen von außerhalb helfen zusätzlich QR-Code und Geofencing.
Was kostet ein Terminal mit RFID-Chips?
Ein Terminal kostet 599 € netto, ein RFID-Chip 1,50 € netto je Stück. Beides ist optional und kommt zur monatlichen Nutzung dazu. Die Anzahl der Chips richtet sich nach den Beschäftigten, die am Terminal stempeln sollen.
Wie verhindert Smart O'Clock Buchungen von unterwegs oder durch andere?
Über die Schutzoptionen: standortbasierte Zeiterfassung (Geofencing), dynamische QR-Codes oder Einmal-Codes, ein Terminal mit RFID-Chips sowie Geschäftszeiten-Fenster, außerhalb derer keine Buchung möglich ist. Biometrische Verfahren kommen dafür nicht zum Einsatz.
Preise und Einführung
Kosten, Vertragsgrößen und der Weg von der Analyse bis zum Go-live.
4 Fragen
Was kostet Smart O'Clock?
Sie zahlen 14,99 € Grundgebühr im Monat und je Beschäftigtem zwischen 3,99 € und 2,49 €, gestaffelt nach Mitarbeiterzahl. Einmalig kommen 299 € für die Einrichtung dazu, optional 599 € je Terminal und 1,50 € je RFID-Chip. Alle Beträge netto, der Analyse-Termin kostet nichts.
Was passiert, wenn sich unsere Mitarbeiterzahl ändert?
Sie werden automatisch in die passende Preiskategorie einsortiert. Die Abrechnung berücksichtigt die Änderung ab dem nächsten Zahlungsintervall. Für mehr als 100 Beschäftigte erstellt die SecData GmbH ein individuelles Angebot.
Wie läuft die Einführung ab?
In vier Schritten: kostenfreier Analyse-Termin per Zoom oder Teams, Einrichtung von Konten, Rollen und Regeln, Pilotphase mit einer kleinen Gruppe und schließlich der Go-live. Ein interaktives Tutorial führt neue Benutzer durch die Software, die SecData GmbH begleitet die Einführung auf Wunsch aktiv.
Können wir Smart O'Clock vorher testen?
Ja. Sie können Smart O'Clock 14 Tage kostenfrei testen. Wenn Sie vorher wissen möchten, wie das System zu Ihren Arbeitszeitmodellen passt, ist der kostenfreie Analyse-Termin der schnellere Weg.
Datenschutz
Welche Daten entstehen, wie lange sie bleiben und wer sie sehen darf.
3 Fragen
Welche Daten erfasst Smart O'Clock?
Nur die gesetzlich erforderlichen Zeitdaten: Beginn, Ende, Dauer und Pausen, dazu Urlaub und Krankmeldungen für die Abwesenheitsplanung. Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO, deshalb gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit.
Werden biometrische Daten wie Fingerabdrücke verwendet?
Nein. Der Missbrauchsschutz läuft über Geofencing, QR-Codes, Einmal-Codes, RFID-Chips und Geschäftszeiten-Fenster. Biometrische Erfassung wäre nur mit ausdrücklicher Einwilligung zulässig und kommt in Smart O'Clock nicht zum Einsatz.
Wie lange müssen die Nachweise aufbewahrt werden und wer darf sie sehen?
In der Praxis gilt eine Mindestaufbewahrung von zwei Jahren, und zwar so, dass behördliche Kontrollen jederzeit möglich sind. Beschäftigte haben grundsätzlich einen Anspruch auf Einsicht in ihre eigenen Aufzeichnungen; in Smart O'Clock sehen sie ihre Zeiten jederzeit im eigenen Bereich.
Fragen Sie einfach. Wir antworten, bevor Sie kaufen.
Im kostenfreien Analyse-Termin klären wir Ihren Fall in 45 Minuten, per Zoom oder Teams. Schneller geht es am Telefon unter 0521 557519333 oder per E-Mail an info@secdata.gmbh.
Ihre Frage war nicht dabei?
Diese vier Seiten gehen tiefer. Und wenn es um Ihren konkreten Betrieb geht, ist der kostenfreie Analyse-Termin der schnellste Weg zur Antwort.
Stand: September 2026. Die rechtlichen Antworten geben den Rahmen allgemein wieder und ersetzen keine individuelle Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall berät Dr. Geisler, Dr. Franke Rechtsanwälte Partnerschaft mbB.
Manche Fragen lassen sich nur im Gespräch klären.
Im kostenfreien Termin klären wir Ihren Fall konkret: Mitarbeiterstruktur, Arbeitszeitmodelle, Sonderfälle. 45 Minuten, per Zoom oder Teams.
