Schichtplan Software, die die Zeiterfassung gleich mitbringt
In Smart O'Clock legen Sie Schichtpläne mit farbigen Kategorien an, wiederholen sie täglich, wöchentlich oder zweiwöchentlich und lassen die gesetzliche Ruhezeit von 11 Stunden mitprüfen. Wo eine Schicht geplant ist, entsteht die Zeiterfassung automatisch.
Wie sieht ein Schichtplan aus?
Jeder Plan öffnet sich als Monatskalender. Schichten stehen als farbige Balken im Tag, die Farbe zeigt die Kategorie, das Kreissymbol eine Wiederholung. Neue Schichten kommen mit „Schicht hinzufügen“ dazu, die Kategorien mit ihren Farben legen Sie einmal an.
Was steckt in einem Schichtplan?
Die Planung soll den Betrieb abbilden, nicht die Software erklären. Deshalb sind es wenige, klare Bausteine.
Plan mit Bezeichnung
Jeder Plan trägt einen Namen wie „Schichtplan Empfang“ und zeigt in der Übersicht, wie viele Schichten hinterlegt sind.
Kategorien mit Farbe
Empfang, Kursraum, Reinigung: Sie legen Kategorien mit eigener Farbe an. Im Plan sieht jeder auf einen Blick, worum es geht.
Als Homeoffice markieren
Eine Kategorie lässt sich als Homeoffice kennzeichnen. Die Buchungen tragen das Kennzeichen dann automatisch.
Ruhezeit von 11 Stunden
Beim Planen berücksichtigt das System die gesetzliche Ruhezeit zwischen zwei Schichten.
Wiederholung statt Tipparbeit
Einzelne Schichten oder ganze Pläne wiederholen sich täglich, wöchentlich oder zweiwöchentlich.
Erfassung läuft automatisch
Wo ein Schichtplan hinterlegt ist, entsteht die Zeiterfassung automatisch. Stempelt sich jemand ohne geplante Schicht ein, muss die Erfassung nach dem Beenden bestätigt werden.
Der Plan steht am Tresen, nicht am Schwarzen Brett.
Kategorien mit eigener Farbe zeigen auf einen Blick, worum es geht: Empfang, Kursraum, Reinigung. Jeder Bereich bekommt seinen eigenen Plan, und wo eine Schicht geplant ist, läuft die Zeiterfassung von allein.
Einmal planen, dann läuft es
Schichten und ganze Pläne wiederholen sich in festen Abständen. Sie greifen nur noch bei Ausnahmen ein.
| Intervall | Wofür | Beispiel |
|---|---|---|
| Täglich | Schichten, die jeden Arbeitstag gleich laufen | Öffnung und Schließung, feste Frühschicht |
| Wöchentlich | Ein Plan, der sich jede Woche wiederholt | Empfang von Montag bis Freitag |
| Zweiwöchentlich | Wechsel zwischen zwei Plänen | Gerade und ungerade Wochen, Wochenenddienst im Wechsel |
Automatisch über den Plan
Für geplante Schichten entsteht die Zeiterfassung automatisch. Ihre Beschäftigten müssen nichts zusätzlich tun, und die Verwaltung hat weniger zu bestätigen.
Manuell für Aushilfen
Wer unregelmäßig arbeitet, bekommt die manuelle Erfassung. Die Zeiten werden nachgetragen und von der Verwaltung bestätigt.
Häufige Fragen zur Schichtplanung
Ersetzt der Schichtplan die Zeiterfassung?
Er trägt sie. Wo eine Schicht geplant ist, erfasst Smart O'Clock die Zeit automatisch über den Schichtplan. Ist für den Tag keine Schicht geplant, muss die Zeiterfassung nach dem Beenden bestätigt werden. Details dazu auf der Seite Digitale Zeiterfassung.
Wie plane ich Aushilfen ohne festen Plan?
Für Aushilfen und unregelmäßige Einsätze gibt es die manuelle Erfassung: Die Zeiten werden nachgetragen und von der Verwaltung bestätigt. Ein Schichtplan ist dafür nicht nötig.
Prüft das System die Ruhezeit?
Ja. Die gesetzliche Ruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Schichten wird bei der Planung berücksichtigt. Auch der Entwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz hält an dieser Ruhezeit fest.
Kann ich mehrere Pläne parallel führen?
Ja. Sie legen so viele Pläne an, wie Ihr Betrieb braucht, zum Beispiel je Bereich oder je Woche. In der Übersicht steht zu jedem Plan, wie viele Schichten hinterlegt sind.
Sehen die Beschäftigten ihren Plan?
Ja. Jeder Benutzer hat mit „Mein Bereich“ einen eigenen Bereich mit „Meine Zeiten“, „Mein Urlaub“, „Meine Krankmeldungen“ und seinen Nachrichten. Der Plan ist damit nicht mehr an das Schwarze Brett gebunden.
In einem Termin klären wir, wie Ihr Betrieb zukünftig sicher stempelt.
Kostenfrei, 45 Minuten, per Zoom oder Teams. Sie bekommen eine Einschätzung zu Ihren Umsetzungsmöglichkeiten und sehen die Software live.
