Zeiterfassung einführen, ohne monatelange Vorbereitung
Eine digitale Zeiterfassung führen Sie in vier Schritten ein: kostenfreier Analyse-Termin, Einrichtung, Pilotphase mit einer kleinen Gruppe, Go-live. Der Praxisleitfaden der SecData GmbH gliedert diesen Weg in 15 Punkte, von der rechtlichen Ausgangslage über Datenschutz und Technik bis zum laufenden Betrieb.
- 4
- Schritte vom ersten Termin bis zum Go-live
- 15
- Punkte im Praxisleitfaden, in 4 Phasen sortiert
- 2
- Muster-Tabellen zum Ausfüllen vor der Einrichtung
Wie führt man eine Zeiterfassung ein?
In vier Schritten. Der erste kostet Sie 45 Minuten, der letzte ist der Tag, an dem alle Konten produktiv gehen.
- 01
Analyse-Termin
45 Minuten per Zoom oder Teams. Wir schauen gemeinsam auf Beschäftigte, Standorte und Arbeitszeitmodelle und klären, was Ihr Betrieb wirklich braucht.
- 02
Einrichtung
Konten, Rollen, Pausenregeln und Schichtpläne werden angelegt. Die Einweisung übernimmt danach ein interaktives Tutorial in der Software.
- 03
Pilotphase
Eine kleine Gruppe testet Buchungen, Korrekturen, Urlaubsanträge und den Export für die Lohnbuchhaltung. Rückmeldungen fließen in die Konfiguration ein.
- 04
Go-live
Alle Konten gehen produktiv, die Nachweise werden revisionssicher archiviert. Updates bei Gesetzesänderungen sind enthalten.
Der Analyse-Termin ist kostenfrei und findet per Zoom oder Teams statt. Danach steht fest, welche Arbeitszeitmodelle Sie brauchen, wer erfassungspflichtig ist und in welcher Reihenfolge die Einrichtung läuft. Die rechtlichen Grundlagen dazu stehen auf der Seite Pflicht zur Zeiterfassung.
Eine kurze Einweisung, dann stempelt jeder selbst.
Das Team versteht den Nutzen schnell: keine Zettelwirtschaft, einfache Urlaubsanträge, die eigene Zeitübersicht jederzeit im Blick. Die Einweisung übernimmt danach ein interaktives Tutorial in der Software, und für die Ankündigung im Betrieb liegen fachanwaltlich erstellte Mustertexte bereit.
Alle 15 Schritte mit Checklisten und Muster-Tabellen
Der vollständige Leitfaden enthält zu jedem Schritt die Ankreuzliste zum Abhaken, die beiden Muster-Tabellen und die Hinweise der Kooperationskanzlei. Kostenfrei und ohne Anmeldung.
Der Leitfaden dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Stand: 2026.
Die Software erklärt sich beim ersten Anmelden selbst.
Ein interaktives Tutorial führt neue Benutzer eigenständig durch die Software und begleitet auch die Ersteinrichtung. Eigenes IT-Wissen ist nicht nötig, Smart O'Clock läuft im Browser, auf Wunsch begleiten wir die Einrichtung per Videoanruf.
Auswertungen und ExportSie machen das nicht allein.
Tutorial in der Software, Begleitung durch die SecData GmbH und rechtliche Updates aus der Kooperationskanzlei.
Interaktives Tutorial
Ein Tutorial in der Software führt neue Benutzer eigenständig durch die Software. Es begleitet auch die Ersteinrichtung, auf Wunsch zusätzlich per Videoanruf.
Begleitung durch SecData
Die SecData GmbH unterstützt Sie auf Wunsch aktiv bei der Einführung und richtet das System gemeinsam mit Ihnen nach Ihrem Bedarf ein.
Rechtliche Updates
Gesetzesänderungen werden in enger Abstimmung mit der Kooperationskanzlei umgesetzt. Der Zugang zu diesen Updates gehört zum Go-live dazu.
Fragen zur Einführung.
Was Betriebe wissen wollen, bevor sie umstellen. Weitere Antworten stehen in der Fragenübersicht.
Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?
Das hängt von der Zahl der Beschäftigten, den Standorten und den Arbeitszeitmodellen ab. Der Praxisleitfaden gliedert den Weg in vier Phasen, von der rechtlichen Einordnung bis zum Go-live. Welche Punkte bei Ihnen wie viel Zeit brauchen, klären wir im kostenfreien Analyse-Termin.
Brauchen wir IT-Wissen oder einen eigenen Server?
Nein. Smart O'Clock ist eine Web-Anwendung und läuft direkt im Browser. Es ist keine Installation nötig, IT-Know-how wird nicht vorausgesetzt. Ein Terminal mit RFID-Chips ist optional.
Wer schult unsere Beschäftigten?
Ein interaktives Tutorial in der Software führt neue Benutzer Schritt für Schritt durch die Funktionen. Zusätzlich legen Sie ein Schulungsformat fest, etwa ein Teammeeting oder eine Kurzschulung, und benennen eine Ansprechperson für Rückfragen. Die SecData GmbH begleitet die Einführung auf Wunsch aktiv.
Was gehört in die Pilotphase?
Getestet werden Buchungen über Kommen und Gehen, die Pausenautomatik, der Korrekturprozess, der Urlaubsantrag und der Export für die Lohnbuchhaltung. Senden Sie die Export-Datei vorab an Ihre Lohnbuchhaltung und lassen Sie das Format freigeben.
Müssen wir unsere Arbeitsverträge anpassen?
Möglich ist es, vor allem bei Vertrauensarbeitszeit, Schichtarbeit oder mobilem Arbeiten. Der Leitfaden sieht dafür Ergänzungsvereinbarungen und ein Informationsschreiben an die Belegschaft vor. Fachanwaltlich erstellte Mustertexte sind in Smart O'Clock hinterlegt.
Wie bekomme ich den Leitfaden als PDF?
Sie können den Praxisleitfaden mit allen 15 Schritten und den Muster-Tabellen hier kostenfrei und ohne Anmeldung herunterladen. Alternativ gehen wir die Punkte im kostenfreien Analyse-Termin gemeinsam für Ihren Betrieb durch.
Gehen wir die 15 Punkte gemeinsam für Ihren Betrieb durch.
Im kostenfreien Analyse-Termin schauen wir auf Ihre Mitarbeiterstruktur, Ihre Arbeitszeitmodelle und Ihre Standorte. 45 Minuten, per Zoom oder Teams.
