Arbeitszeiterfassung, die ab dem ersten Tag die gesetzlichen Pflichten wahrt.
Ein Klick für Kommen und Gehen, die Pausen startet Smart O'Clock nach dem Arbeitszeitgesetz. Entwickelt mit Fachanwälten für Arbeitsrecht, bereitgestellt von der SecData GmbH.
- In Kooperation mit Fachanwälten entwickeltDr. Geisler, Dr. Franke Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
- Revisionssicher archiviertNachweise werden mindestens 2 Jahre aufbewahrt
Was Smart O'Clock für Ihren Betrieb erledigt.
Pflicht, Stempeln, Pausen, Auswertungen und die Kanzlei im Hintergrund: der Überblick in 61 Sekunden, mit Ton.
Die Pflicht gilt schon heute. Schützen Sie sich vor Bußgeldern und führen Sie ein sicheres System ein, ohne Zeitdruck und Zugzwang.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 muss jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Handschriftliche Zettel und Excel-Tabellen gelten nicht als objektives, verlässliches System. Die Bundesregierung plant die elektronische Erfassung als gesetzlichen Standard, mit Bußgeldern bei Verstößen.
Die Rechtslage im DetailVom Stundenzettel zum Dashboard.
Kein Nachtragen am Monatsende, keine Excel-Formeln, kein Zusammenzählen von Stunden per Hand, keine Zettel im Ordner. Jede Buchung landet sofort revisionssicher im System. Korrekturen fragen Ihre Mitarbeiter an, Sie nehmen sie nur noch an, und alles bleibt nachvollziehbar.
| Datum | Beginn | Ende | Pause | Std. |
|---|---|---|---|---|
| Mo 01.09. | 8:00 | 17:00 | 30 | 8,5 |
| Di 02.09. | 7:45 | 16:30 | ? | 8,5? |
| Mi 03.09. | 8:10 | |||
| Do 04.09. |
| Datum | Name | Beginn | Ende | Std. |
|---|---|---|---|---|
| 01.09. | M. Lindqvist | 08:00 | 17:00 | 08:00 |
| 01.09. | J. Feldhaus | 07:45 | 16:15 | #WERT! |
| 02.09. | A. Demir | 08:30 |
So einfach, dass jeder mitmacht.
Jeder Betrieb ist anders. Deshalb entscheiden Sie je Mitarbeiter, wie gebucht wird. Alle Wege landen in derselben Übersicht.
Die sechs häufigsten Wege im Vergleich
Im Browser
Anmelden, „Kommen“ klicken, fertig. Läuft auf jedem PC, Tablet oder Handy, im Betrieb und im Homeoffice, ohne Installation.
Auf dem Smartphone
Für Außendienst, Springer und mobile Teams, flexibel an jedem Einsatzort. Die Zeiten synchronisieren sich automatisch.
Am Terminal mit RFID-Chip
Chip ans Terminal halten, die Buchung ist erledigt. Für Betriebe, in denen nicht jeder ein Gerät hat oder in denen die Zeiterfassung fest an den Standort gebunden sein soll.
Per QR-Code
Ein dynamischer Code wird auf einem Bildschirm erzeugt. Er wechselt minütlich, damit niemand von zu Hause stempeln kann.
Mit Einmal-Code
Das Handy zeigt einen Einmal-Code, der am Tablet oder PC im Betrieb eingetragen wird. Der umgekehrte Weg zum QR-Code.
Mit Geofencing
Buchen geht nur am hinterlegten Standort. Dazu können Sie ein Geschäftszeiten-Fenster festlegen, damit keine Buchung außerhalb der Betriebszeit entsteht.
Minimaler Zeitverlust beim Einchecken per RFID-Chip.
Chip ans Terminal halten, fertig. Kein Zettel, keine App-Suche, kein Nachtragen am Monatsende. Die Zeitbuchung liegt in derselben Sekunde in der Software, revisionssicher und mit Uhrzeit.
Das System denkt mit. Nach 6 Stunden startet die Pause von allein.
Das Arbeitszeitgesetz schreibt Pausen vor. Smart O'Clock unterstützt Sie dabei, sie einzuhalten, auch wenn im Betrieb gerade niemand daran denkt.
- Nach 6 Stunden startet automatisch eine Pause von mindestens 30 Minuten, wenn bis dahin keine gebucht wurde. Vorher beenden geht nicht.
- Nach 9 Stunden folgen mindestens weitere 15 Minuten. Arbeitsunterbrechungen unter 15 Minuten zählen nicht als Pause.
- Unzulässige Pausen am Anfang oder Ende der Arbeitszeit werden automatisch gelöscht. Eine Pause können Mitarbeitende jederzeit auch selbst starten.
Alles, was die Personalverwaltung sonst per Hand macht.
Zeiterfassung ist die Basis. Smart O'Clock nimmt Ihnen die Arbeit ab, die drumherum entsteht, von der Planung über die Verwaltung bis zur Umsetzung neuer Vorgaben.
Weitere Funktionen im ÜberblickSchichtplanung
Visuelle Pläne nach selbst gewählten Kategorien wie Empfang, Kursraum oder Reinigung, jede Kategorie mit eigener Farbe. Eine Schicht gilt einmalig oder wiederholt sich automatisch, zum Beispiel täglich oder wöchentlich.
Mehr erfahrenUrlaub und Krankmeldung
Anträge digital, Urlaubsanspruch und Resttage im eigenen Reiter, Vertretung je Antrag hinterlegt. Sie akzeptieren oder lehnen ab. Den gesetzlichen Mindesturlaub berechnet das System selbst, Sie passen ihn je Betrieb und Mitarbeiter an.
Mehr erfahrenKorrekturen mit Nachweis
Mitarbeitende fragen eine Änderung an und geben den Korrekturgrund an, Sie bestätigen. Jede Buchung zeigt, ob sie automatisch entstanden ist.
Mehr erfahrenAuswertungen
Soll- und Ist-Stunden je Monat, Über- und Minusstunden je Mitarbeiter, filterbar nach Jahr, Zeitraum und Abteilung. Die wichtigen Kennzahlen der Stundenkonten sehen Sie von überall.
Mehr erfahrenExport für die Lohnbuchhaltung
Zeiterfassungen und Auswertungen als Excel oder PDF exportieren, genau so, wie die Lohnbuchhaltung sie braucht.
Mehr erfahrenDigitales Postfach
Nachrichten an Ihre Mitarbeiter direkt im System, zu einer Zeiterfassung, zu einem Urlaubsantrag oder ganz ohne Bezug. Interne Kommunikation bleibt damit im Haus.
Mehr erfahrenMustertexte der Kanzlei
Arbeitsverträge, Abmahnungen, Kündigungen, Zeugnisse. Fachanwaltlich erstellt, laufend aktuell gehalten und mit wenigen Klicks für einzelne Mitarbeiter erzeugt.
Mehr erfahrenMehrere Standorte, mehrere Firmen
Über „Unternehmen wechseln“ springen Sie mit einem Zugang zwischen Standorten und Gesellschaften.
Mehr erfahrenTutorial statt Schulung
Ein interaktives Tutorial führt jeden neuen Benutzer selbst durch die Software. Kein IT-Wissen nötig, auf Wunsch begleiten wir die Einrichtung zusätzlich per Videoanruf.
Mehr erfahrenSo sieht Smart O'Clock aus. Intuitiver Aufbau, einfache Bedienung.
Drei Ansichten aus dem Demo-Betrieb. Aufgeräumt, damit auch Kolleginnen und Kollegen ohne Vorkenntnisse sofort zurechtkommen. Starten Sie noch heute mit Ihrem kostenfreien Testzugang.
- Vorteile des Browsers
Kein Programm installieren, kein Server im Keller. Anmelden und loslegen, auf jedem Gerät.
- In Ihren Firmenfarben
Ihr Logo und Ihre Farben werden hochgeladen, die Optik der Software passt sich an. Ihre Mitarbeiter sehen, dass sie sich in Ihrem Unternehmen anmelden.
- Rollen statt Rechtechaos
Ihre Mitarbeiter sehen ihre erfassten Zeiten, die Teamleitungen bestätigen sie, Admins verwalten alles zentral.
Screenshots aus dem Demo-Zugang von Smart O'Clock. Namen und Zahlen sind Beispieldaten.
Gehen. Und die Stunden stimmen, ohne dass jemand nachrechnet.
Pausen sind gebucht, Arbeitsstunden gezählt, der Tag ist gesetzeskonform im Konto. Für die Lohnbuchhaltung bleibt am Monatsende ein einfacher Export statt eines Nachmittags mit Zetteln und fehlerhaften Angaben.
Es geht mithin nicht mehr um die Frage, ob eine digitale Arbeitszeiterfassung kommen wird, sondern nur wann Ihr Betrieb geprüft wird.
Entwickelt zusammen mit einer Rechtsanwaltskanzlei.
Smart O'Clock ist in enger Zusammenarbeit mit Dr. Geisler, Dr. Franke Rechtsanwälte Partnerschaft mbB entstanden. Gesetzesänderungen bringen wir gemeinsam mit der Kanzlei in das System ein, damit Sie immer auf dem aktuellen rechtlichen Stand sind.
-
Fachanwaltlich erstellte Mustertexte für Arbeitsverträge, Abmahnungen, Kündigungen, Zeugnisse und mehr, direkt in der Software und mit wenigen Klicks für einzelne Mitarbeiter erzeugt.
-
Kanzlei-Support bei arbeitsrechtlichen Fragen. Im Streitfall kann die Kanzlei das Mandat übernehmen und kennt die in der Software hinterlegten Daten.
-
Datensparsam Nur Beginn, Ende, Dauer und Pausen. Keine biometrischen Daten, Missbrauchsschutz über QR-Code und Geofencing.
Für Ihren Bedarf der fairste Preis.
Eine Grundgebühr, ein Preis je Beschäftigtem. Ändert sich Ihre Mitarbeiterzahl, rutschen Sie automatisch in die passende Stufe.
Rechnung: Grundgebühr 14,99 € plus 12 × 3,49 €. Alle Preise netto zuzüglich Mehrwertsteuer. Einrichtung einmalig 299 €.
Alle Preise und Konditionen im DetailOnline-Termin zum Ist-Zustand und zur Planung der Umsetzung.
Sicher eingerichtet, ohne monatelange Vorbereitung.
Kein IT-Wissen nötig. Smart O'Clock läuft im Browser, SecData begleitet die Einführung auf Wunsch aktiv.
Die Einführung Schritt für Schritt- 01
Analyse-Termin
45 Minuten per Zoom oder Teams. Wir schauen gemeinsam auf Mitarbeiterstruktur, Standorte, Schutzoptionen und Ihre Vertragsmodelle.
- 02
Einrichtung
Benutzerkonten, Rollen, Schutzoptionen und Schichtpläne. Ein interaktives Tutorial führt Ihr Team durch die Software.
- 03
Pilotphase
Eine kleine Gruppe testet Buchungen, Korrekturen, Urlaub und den Export für die Lohnbuchhaltung. Fehlt Ihnen dabei eine Funktion, sagen Sie uns Bescheid, wir prüfen die Umsetzung.
- 04
Go-live
Alle Konten werden produktiv genutzt, Nachweise revisionssicher archiviert. Updates bei Gesetzesänderungen inklusive.
15 Schritte zur rechtssicheren digitalen Arbeitszeiterfassung
Von der rechtlichen Grundlage bis zum laufenden Betrieb. Mit Checklisten und Mustertabellen.
- Rechtliche Grundlage
- Checklisten je Schritt
- Mustertabellen
- Rechtliche Tipps der Kooperationskanzlei
Was Betriebe uns zur Zeiterfassung fragen.
Stand September 2026. Die Antworten ersetzen keine individuelle Rechtsberatung.
Alle Fragen und AntwortenIst die Arbeitszeiterfassung schon heute Pflicht?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten zu erfassen. Die geplante Änderung des Arbeitszeitgesetzes soll die elektronische Erfassung zum Standard machen und Verstöße mit Bußgeldern belegen.
Reichen Stundenzettel oder eine Excel-Tabelle?
Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs muss das System objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Handschriftliche Zettel und Excel-Tabellen lassen sich unbemerkt ändern und gelten deshalb nicht als geeignet. Smart O'Clock dokumentiert jede Buchung und jede Korrektur revisionssicher.
Gilt die Pflicht auch für Minijobber und Teilzeitkräfte?
Ja. Geringfügig Beschäftigte, Teilzeit- und Vollzeitkräfte sind erfassungspflichtig. Ausgenommen sind nach § 18 ArbZG im Regelfall nur leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG, Geschäftsführer und wenige weitere Gruppen. Im Zweifel gilt die Pflicht; die Kooperationskanzlei berät bei Einzelfällen.
Bleibt Vertrauensarbeitszeit möglich?
Ja. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, entbindet aber nicht von der Erfassung. Beginn, Ende und Dauer müssen dokumentiert werden, die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden. In Smart O'Clock geht das über die flexible oder manuelle Erfassung.
Wie werden Pausen berücksichtigt?
Das Arbeitszeitgesetz verlangt nach 6 Stunden mindestens 30 Minuten und nach 9 Stunden weitere 15 Minuten Pause. Smart O'Clock startet diese Pausen automatisch, wenn bis dahin keine erfasst wurde. Beenden lässt sich die Pause erst nach den 30 Pflichtminuten, unzulässige Pausen am Anfang oder Ende der Arbeitszeit werden gelöscht.
Was kostet Smart O'Clock?
14,99 € Grundgebühr im Monat plus 3,99 € bis 2,49 € je Beschäftigtem, abhängig von der Mitarbeiterzahl. Die Einrichtung kostet einmalig 299 €. Ein Terminal kostet 599 €, ein RFID-Chip 1,50 €. Alle Preise netto. Der Beratungstermin ist kostenfrei.
Brauchen wir ein Terminal?
Nein. Smart O'Clock läuft im Browser, ob am PC, am Tablet oder auf dem Smartphone. Ein Terminal mit RFID-Chips ist eine Option für Betriebe, in denen nicht jeder ein eigenes Gerät hat. QR-Code, Geschäftszeiten-Fenster und Geofencing schützen zusätzlich vor Missbrauch.
Wie lange müssen die Nachweise aufbewahrt werden?
In der Praxis gilt eine Mindestaufbewahrung von zwei Jahren. Smart O'Clock archiviert revisionssicher und stellt die Nachweise jederzeit als PDF oder Excel zur Verfügung.
In einem Termin klären wir, wie Ihr Betrieb zukünftig sicher stempelt.
Kostenfrei, 45 Minuten, per Zoom oder Teams. Sie bekommen eine Einschätzung zu Ihren Umsetzungsmöglichkeiten und sehen die Software live.
