Die wichtigsten Funktionen von Smart O'Clock
Smart O'Clock erfasst Arbeitszeiten digital und wahrt dabei die gesetzlichen Pausenregeln. Dazu kommen Schichtpläne, Urlaub, Krankmeldungen, Auswertungen und arbeitsrechtliche Dokumente. Diese Seite zeigt die wichtigsten Funktionen mit einem Klick.
Was kann Smart O'Clock?
Ein System für alle Bereiche. Jede Kachel führt zur Seite mit den Details, den Abläufen und den Bildschirmen aus der Software.
Digitale Zeiterfassung
Kommen und Gehen mit einem Klick oder mit dem Chip, vier Arbeitszeittypen, Korrekturen mit Nachweis statt Überschreiben. Homeoffice und automatische Buchungen sind je Eintrag gekennzeichnet.
KernfunktionPausenautomatik
Nach 6 Stunden startet die Pause von allein, nach 9 Stunden folgen 15 Minuten. Genau so, wie es § 4 Arbeitszeitgesetz verlangt.
§ 4 ArbZGSchichtplanung
Pläne mit Kategorien und Farben, Wiederholung im selbst gewählten Rhythmus, Ruhezeit von 11 Stunden und Sonntagsarbeit berücksichtigt.
Organisierte ErfassungUrlaubsmanagement
Den gesetzlichen Urlaubsanspruch berechnet das System. Digitale Anträge mit Vertretungsregelung und übersichtlichem Kalender.
Ohne PapierantragKrankmeldung
Ihre Mitarbeiter tragen die Meldung selbst ein, Sie bestätigen sie als Entgeltfortzahlung.
Ohne PapierantragAuswertungen und Export
Soll, Ist, Überstunden und Minusstunden je Monat, je Mitarbeiter und je Abteilung. Export als Excel oder PDF.
Für die LohnbuchhaltungFachanwaltlich erstellte Vorlagen
Dokumentenvorlagen der Kanzlei, die Sie direkt für einzelne Mitarbeiter nutzen.
Mit der Kanzlei entwickeltSechs Wege zu stempeln
Browser, Smartphone, Terminal mit RFID-Chip, dynamischer QR-Code, Einmal-Code, Geofencing. Für den ganzen Betrieb oder je Mitarbeiter.
ErfassenTerminal und RFID-Chips
Für Betriebe, in denen nicht jeder ein eigenes Gerät nutzen soll: Chip ans Terminal halten, fertig.
599 € netto je Terminal
Ein Bildschirm, und Sie wissen, was im Betrieb los ist.
Wer ist gerade da, welche Korrektur wartet auf Freigabe, wer hat an nicht vereinbarten Tagen gearbeitet, wer hat Urlaub beantragt: Die Startseite zeigt es beim Öffnen und dient als To-do-Liste. Kein Programm installieren, kein Server im Keller, nur der Browser.
Die Zeiterfassung im DetailWie ist der Adminbereich in Smart O'Clock aufgebaut?
Links steht immer dieselbe dunkle Seitenleiste: ganz oben die Startseite, darunter die Gruppen Belegschaft, Benutzerverwaltung, Mein Bereich und Einstellungen. Der Punkt, auf dem Sie gerade sind, ist hell hinterlegt. Oben auf jeder Seite steht die Stempel-Leiste mit „Kommen“, „Gehen“ und „Pause starten“, und die Startseite zeigt unter „Offene Vorgänge“, wo etwas auf Sie wartet.
- Belegschaft Mitarbeiter, Zeiten, Urlaub, Krankmeldungen, Schichtpläne, Dokumente, Auswertungen
- Benutzerverwaltung Wer darf was sehen und freigeben
- Mein Bereich Meine Zeiten, Mein Urlaub, Meine Krankmeldungen, Nachrichten
- Einstellungen Unternehmen, Zeiterfassung mit Schutzoptionen und Branding, Terminals, Benutzerkonto
Was sonst noch drin ist
Funktionen, die selten in einer Broschüre stehen und im Alltag trotzdem jede Woche Zeit sparen.
Digitales Postfach
Dokumente je Mitarbeiter digital erstellen und direkt in der Personalakte ablegen.
Nachrichten mit E-Mail-Weiterleitung
Interne Nachrichten gehen auf Wunsch zusätzlich per E-Mail raus, so geht nichts unter.
Unternehmen wechseln
Mehrere Standorte und Gesellschaften über einen Admin-Zugang verwalten.
Branding
Eigenes Logo und eigene Farben im Reiter Branding, die Software erscheint im Design Ihres Unternehmens.
Schutzoptionen
Geofencing, QR-Code und Geschäftszeiten gegen Fehlbuchungen, die Erfassung läuft in geordneten Bahnen.
Homeoffice-Kennzeichen
Jede Buchung zeigt in der Spalte HO, ob zu Hause gearbeitet wurde. Homeoffice geben Sie je Mitarbeiter frei.
Feiertags-Automatik
Zeiterfassungen an Feiertagen entstehen auf Wunsch automatisch.
Abgegoltene Überstunden
Vertraglich abgegoltene Anteile werden bei der Berechnung berücksichtigt, so entstehen keine ungewollten Überstunden.
Tutorial
Ein interaktives Tutorial führt neue Benutzer durch die Software und erleichtert den Einstieg.
Zettel und Excel gegen Smart O'Clock
Handschriftliche Zettel und Excel-Tabellen gelten nicht als objektives, verlässliches System. Der Unterschied im Alltag sieht so aus.
| Thema | Zettel und Excel | Smart O'Clock |
|---|---|---|
| Erfassung | Zettel am Schwarzen Brett, Excel-Datei auf einem Rechner | Kommen und Gehen im Browser, am Handy, am Terminal, per QR-Code |
| Pausen | Werden vergessen oder später geschätzt | Startet nach 6 Stunden automatisch, 15 Minuten weitere nach 9 Stunden |
| Korrekturen | Überschrieben, radiert, nicht nachvollziehbar | Antrag mit Korrekturgrund, Freigabe durch die Verwaltung, alter Stand bleibt sichtbar |
| Urlaubsanspruch | Wird von Hand nachgerechnet | Anspruch und Resttage rechnet das System, Vertretung ist hinterlegt |
| Auswertung | Stunden am Monatsende zusammenzählen | Soll, Ist, Über- und Minusstunden stehen laufend bereit |
| Lohnbuchhaltung | Abtippen aus Listen | Export als Excel oder PDF je Zeitraum, Mitarbeiter oder Abteilung |
| Prüfung durch die Behörde | Suchen in Ordnern | Aufzeichnungen digital abrufbar, Änderungen dokumentiert |
Mehr zur Rechtslage und zu den Fristen steht auf der Seite Pflicht zur Zeiterfassung.
Der Blick auf die Startseite ersetzt den Nachmittag mit Zetteln.
Stunden, Pausen, Urlaub und Krankheit stehen dort, wo sie entstanden sind. Für die Lohnbuchhaltung bleibt ein Export, für Sie bleibt der Überblick.
Häufige Fragen zu den Funktionen
Welche Funktionen sind im Preis enthalten?
Alle hier gezeigten Funktionen gehören zum System: Zeiterfassung, Pausenautomatik, Schichtplanung, Urlaub und Krankmeldung, Auswertungen mit Export sowie die geprüften Mustertexte und das digitale Postfach. Abgerechnet wird über die Grundgebühr und den Preis je Mitarbeiter, die Preise stehen offen auf der Preisseite. Zusätzlich kosten nur Hardware wie Terminal und RFID-Chips.
Brauche ich zusätzliche Hardware?
Nein. Browser und Smartphone reichen aus, ein Terminal ist eine Option für Betriebe, in denen nicht jeder ein eigenes Gerät hat. Welcher Weg zu Ihrem Betrieb passt, zeigt die Seite Erfassen.
Kann ich mehrere Standorte oder Firmen verwalten?
Ja. In der Kopfzeile steht das Feld „Unternehmen wechseln“. Damit verwalten Sie mehrere Standorte und Gesellschaften mit einem Admin-Zugang, jeder Zugang behält seine eigenen Mitarbeiter, Schichtpläne und Auswertungen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Einrichtung läuft in einem gemeinsamen Online-Termin, in dem der Ist-Zustand aufgenommen und das System aufgesetzt wird. Neue Benutzer werden danach von einem interaktiven Tutorial durch die Software geführt.
Was passiert bei einer Gesetzesänderung?
Smart O'Clock ist gemeinsam mit einer Kanzlei für Arbeitsrecht entstanden. Änderungen am Arbeitszeitrecht werden mit der Kanzlei bewertet und im System und in den Mustertexten nachgezogen.
In einem Termin klären wir, wie Ihr Betrieb zukünftig sicher stempelt.
Kostenfrei, 45 Minuten, per Zoom oder Teams. Sie bekommen eine Einschätzung zu Ihren Umsetzungsmöglichkeiten und sehen die Software live.
