Urlaubsverwaltung digital, vom Antrag bis zur Vertretung
Beschäftigte stellen ihren Urlaubsantrag online, Smart O'Clock berechnet Anspruch und Resttage und führt die Vertretung mit. Sie akzeptieren oder lehnen ab, Krankmeldungen laufen im selben System.
Wie sieht die Freigabe in der Praxis aus?
Alle Anträge in einer Liste, mit Zeitraum, Tagen, Zustand, Vertretung und dem Knopf „Prüfen“ für Ihre Entscheidung. Der zweite Reiter zeigt Anspruch und Resttage.
Was nimmt Ihnen die Urlaubsverwaltung ab?
Papieranträge und Excel-Listen kosten vor allem an einer Stelle Zeit: beim Nachrechnen. Genau das entfällt.
Anträge online
Kein Zettel, keine Sammelmail. Der Antrag geht direkt in die Liste „Mitarbeiter Urlaub“ und taucht als offener Vorgang auf der Startseite auf.
Anspruch und Resttage
Den gesetzlichen Mindesturlaub berechnet das System selbst, Sie passen ihn je Betrieb und Mitarbeiter an. Im Reiter „Urlaubsanspruch und Resttage“ stehen Anspruch und Rest je Mitarbeiter, Nachrechnen entfällt.
Vertretung inklusive
Zu jedem Antrag gehört eine Vertretung. Die Spalte „Vertretung sagt“ zeigt, ob die Vertretung zugestimmt hat.
Krankmeldungen
Krankmeldungen werden im selben System erfasst und stehen unter „Krankmeldungen“ mit dem Status „Gemeldet“, bis Sie sie akzeptieren oder ablehnen. Während der Arbeitsunfähigkeit kann kein Urlaub genommen werden.
Wer erledigt welchen Schritt?
Der Aufwand liegt dort, wo die Information entsteht. Sie entscheiden nur noch.
| Vorgang | Mitarbeiter | Smart O'Clock | Verwaltung |
|---|---|---|---|
| Urlaub beantragen | Mitarbeiter stellt den Antrag online und schlägt eine Vertretung vor | System prüft den Anspruch | Sie akzeptieren oder lehnen ab |
| Anspruch berechnen | nichts zu tun | Anspruch und Resttage werden aus dem Arbeitszeitmodell berechnet | nichts nachzurechnen |
| Vertretung klären | Vertretung bestätigt oder nicht | Spalte „Vertretung sagt“ zeigt den Stand | Sie sehen sofort, ob der Betrieb läuft |
| Unbezahlter Urlaub | beantragt ihn als unbezahlt | kennzeichnet ihn getrennt | Sie behalten ihn in der Auswertung getrennt im Blick |
| Krankmeldung | meldet sich krank | sperrt Urlaub während der Arbeitsunfähigkeit | Sie sehen die Krankheitstage auf der Startseite |
Alles Offene an einer Stelle
Offene Urlaubsanfragen und Krankmeldungen stehen zusammen mit Korrekturanfragen und unbestätigten Zeiten in der Kachel „Offene Vorgänge“. Die Wochenübersicht mit Urlaubs- und Krankheitstagen steht direkt darunter.
Häufige Fragen zu Urlaub und Krankmeldung
Wie beantragen Beschäftigte Urlaub?
In der Seitenleiste unter „Mein Bereich“, Punkt „Mein Urlaub“. Sie wählen den Zeitraum, geben bei Bedarf eine Vertretung an und schicken den Antrag ab. Er erscheint bei Ihnen auf der Startseite unter „Offene Urlaubsanfragen“ und in der Liste „Mitarbeiter Urlaub“.
Muss ich prüfen, ob noch Urlaubstage übrig sind?
Nein. Das System berechnet den gesetzlichen Mindesturlaub und den Anspruch auf Basis des Arbeitszeitmodells und zeigt die Resttage im Reiter „Urlaubsanspruch und Resttage“. Abweichende Ansprüche hinterlegen Sie je Betrieb und Mitarbeiter, Sie akzeptieren oder lehnen ab.
Wie wird unbezahlter Urlaub behandelt?
Unbezahlter Urlaub wird als solcher gekennzeichnet und lässt sich in der Liste über den Filter „Unbezahlt“ getrennt anzeigen. In den Auswertungen bleibt er dadurch von den bezahlten Urlaubstagen getrennt.
Was passiert, wenn jemand im Urlaub krank wird?
Die Krankmeldung wird erfasst. Während einer Arbeitsunfähigkeit kann kein Urlaub genommen werden, die Tage bleiben entsprechend getrennt dokumentiert. Zur arbeitsrechtlichen Bewertung im Einzelfall steht die Kanzlei bereit, siehe Mustertexte und Kanzlei.
Sehe ich, wer diese Woche fehlt?
Ja. Die Startseite zeigt die Kacheln „Urlaubstage diese Woche“ und „Krankheitstage diese Woche“ sowie alle offenen Urlaubs- und Krankmeldungen in der Kachel „Offene Vorgänge“.
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